Comme beaucoup de gens, je possède de multiples adresses courriel. Entre l’adresse personnelle, l’adresse professionnelle, l’adresse pour l’université, l’adresse pour le blogue et l’adresse pour le travail, il serait facile d’atteindre un fouillis incommensurable! Et ça l’a déjà été, je vous l’assure! Toutefois, aujourd’hui, je considère primordial de garder ma boite de réception vide.

Atteindre ce que plusieurs appellent le inbox zéro me procure un sentiment de calme et de satisfaction. Au printemps dernier, j’ai expérimenté le sentiment contraire lorsque j’ai pris possession de l’adresse courriel fournie pour mon stage en organisation d’événements. Pas moins de 4000 courriels s’étaient accumulés sans aucun classement au fil des stagiaires des dernières années!

C’est là que j’ai réalisé que mon inbox zéro me facilitait vraiment la vie! Allais-je passer près d’une demi-année à tenter de me retrouver dans ce fouillis virtuel? Certainement pas! Et comme il devait bien y avoir des informations importantes à conserver dans tout cela, je ne pouvais donc pas faire table rase non plus!

Voir tant de courriels dans une boite de réception m’a semblé phénoménal. Tant de non lus. Tant de mots écrits dans l’attente d’une réponse, d’une action quelconque. Tant d’informations précieuses à archiver pour faciliter les projets. Et tant de désuétude, aussi! J’ai donc pris mon courage à deux mains et, à coup de 10-15 minutes deux fois par jour, j’en suis venue à bout tout en poursuivant les projets qui m’étaient confiés.

Voilà, enfin, la satisfaction de la boite vide était revenue! Plus de tâches en attente, plus de dossiers oubliés, plus de courriels inutiles stockés sur un serveur — mine de rien, ça consomme de l’énergie!

Par la suite, garder un inbox zéro, ça demande de la constance. Voici donc mes quelques trucs afin de rester zen devant sa boite de réception et de favoriser le minimalisme virtuel.

1. Faites d’autres tâches, puis regarder vos courriels

Regarder vos courriels ne devrait pas être la première tâche que vous effectuez le matin. Plusieurs vous le diront : il y aurait trop de risque d’y perdre trop de temps. Priorisez plutôt votre tâche la plus importante de la journée ou celle pour laquelle vous savez que vous voudrez procrastiner. (Je connais ça!) Idéalement, il est conseillé d’effectuer deux ou trois tâches, puis de regarder ses courriels. Aussi, ne laissez pas votre boite de réception ouverte. Vous serez constamment distrait, ce qui pourrait nuire à vos autres tâches. Établissez un moment pour regarder vos courriels selon vos besoins : cela peut être toutes les heures, toutes les deux heures, voire seulement deux fois par jour.

2. Traitez un courriel à la fois, immédiatement

Quand vous regardez vos courriels, prenez une décision sur ce qui doit être fait… et faites-le! Il s’agit d’un pourriel ou d’un courriel non sollicité? Jetez-le à la corbeille. C’est un long courriel que vous devez lire, mais vous n’avez pas le temps immédiatement? Classez-le dans un dossier (ou étiquetez-le) « À lire ». Vous pourrez prendre le temps au moment opportun, voire le lire dans les transports en commun ou dans une file d’attente. Vous devez accomplir une action? Notez-la tout de suite sur votre to-do list. Vous pouvez y répondre en seulement une ou deux minutes? Faites-le maintenant! Autrement, vous accumulerez une tonne de petits courriels à écrire, ce qui pourrait devenir très vite une jolie montagne. (On préfère les gravir en souliers de randonnées plutôt qu’en pile de travail à faire, n’est-ce pas?) Si vous devez attendre une réponse quelconque, notez-le sur une liste « En attente ». Un courriel qui traine n’est pas le mémento idéal, croyez-moi.

3. Conservez peu de dossiers

Idéalement, vous n’auriez qu’un seul dossier : « Archives ». Il serait possible de le compléter avec un dossier « À lire » que vous videriez régulièrement. Avec la fonction « Recherche », retrouver un courriel demeure facile. Néanmoins, si cette méthode fonctionne bien pour certaines personnes, je préfère sous-classer mes dossiers, surtout au travail. Par contre, je garde toujours en tête le mot d’ordre : minimum, minimum, minimum!

J’espère que vous atteindrez bientôt votre inbox zéro avec ces trois étapes faciles : regarder ses courriels de façon régulière – mais pas en tout temps, agir immédiatement et archiver!

Regardez-moi cette boite vide!